Aqui entre nós, alguma vez na sua vida você já sentiu que sua empresa, sua equipe ou sua vida pessoal estavam na beira da desordem? Quem nunca passou por isso que atire a primeira pedra.
Ainda bem que para todo problema há uma solução. E nós vamos apresentar aqui duas ótimas ferramentas pra ajudar a organizar o seu trabalho.
A primeira delas é o Asana, uma plataforma completa para gestão de projetos utilizada por diversas empresas grandes. Para quem já está familiarizado com o Trello vai perceber que o Asana parece um Trello aprimorado.
O Asana é gratuito para uso em equipes de até 15 colaboradores - abordaremos apenas funções gratuitas nesse artigo. Para utilizar mais de um espaço de trabalho simultâneo (explicaremos o que é isso) não se pode utilizar e-mail pessoal (@gmail.com, @hotmail.com etc.), sendo necessário um e-mail corporativo.
No Asana é possível criar vários espaços de trabalho. Pense um espaço de trabalho como sendo uma equipe ou setor. Por exemplo: setor comercial, setor de engenharia, administrativo. Você pode definir quais pessoas da sua equipe tem acesso a cada espaço de trabalho que foi criado. Para exemplificar: com esse recurso é possível que todos tenham acesso ao setor de engenharia, mas somente as pessoas do administrativo tenham acesso à esse espaço.
Para cada espaço de trabalho é possível criar vários projetos - sabe os quadros do Trello? São os projetos do Asana. Cada projeto é dividido em sessões, e cada sessão possui as suas tarefas. É possível visualizar em forma de quadro, lista ou cronograma. E o que nós mais gostamos: uma mesma tarefa pode estar em mais de um projeto ao mesmo tempo. Suponha que você trabalhe no administrativo e deseja passar uma tarefa para a engenharia. Basta adicionar a tarefa a uma sessão de algum quadro da engenharia e ela irá aparecer para aquela equipe.
Um outro recurso excelente é a caixa de entrada. Quando você faz login na plataforma e acessa sua caixa de entrada é possível visualizar tudo em que você está marcado e em ordem de data de entrega. Assim, fica fácil saber todas as tarefas que você precisa realizar. É possível fazer a visualização em forma de lista ou cronograma.
Agora que você entendeu um pouco mais sobre o Asana, vamos partir para a segunda ferramenta indicada para melhorar a sua rotina de tarefas, o Notion. Esse software de produtividade reúne diversas funcionalidades em uma só plataforma, ele pode ser usado para bloco de anotações, gerenciamento de projetos, planilhas, tabelas, checklists, banco de dados e o que mais a sua criatividade permitir.
O Notion é gratuito, compatível com IOS e Windows, é possível utilizá-lo online ou offline, e oferece quatro planos para os usuários. No entanto, neste artigo, vamos nos ater ao plano Personal Pro, uma vez que possui excelentes ganhos, como gratuidade e armazenamento ilimitado. Para usufruir de tais benefícios, basta se cadastrar com um e-mail institucional que a conta é automaticamente vinculada a este plano, se tornando assim um software muito vantajoso para alunos e professores.
Sobre recursos e funcionalidades, o mais legal do Notion é a sua versatilidade. Um destaque é a criação de páginas e subpáginas, remetendo a espécies de "cadernos" altamente organizados. É possível também introduzir calendários, textos, planilhas – que podem incluir até fórmulas. Além disso, a própria plataforma disponibiliza vários modelos de templates prontos, para que assim você apenas personalize de acordo com a sua necessidade. Já que falamos em fórmulas, não poderíamos deixar de citar a capacidade de inserir símbolos matemáticos, equações e a função para códigos de programação.
Se você estuda ou trabalha utilizando diversos vídeos, áudios e sites, tenho uma ótima notícia, o Notion foi feito pra você! Na plataforma, podemos anexar links de sites, vídeos, áudios e até fazer o download direto do seu computador. A vantagem disso é que você tem todas as informações concentradas, pode adicionar comentários, textos, membros e até reproduzir os vídeos e áudios no próprio Notion, sem migrar para o seu navegador.
E pode ficar melhor? Pode sim, o Notion permite compartilhar arquivos com uma quantidade ilimitada de membros, converter projetos realizados para o PDF – muito útil para enviar trabalhos visualmente bem estruturados – e conectar com outros programas, como o Asana.
E depois de conhecer essas duas soluções, o que você está esperando para colocar ordem nos seus projetos?
Fique à vontade em caso de dúvidas ou feedbacks! Mais sobre o Asana e Notion, além de outras ferramentas, você encontra no infográfico presente no Kit Digital exclusivo enviado aos inscritos na segunda edição do e-Nova Produção, e não se esqueça de nos acompanhar nas redes sociais para não perder os próximos conteúdos.