“As empresas são grandes coleções de processos”. Assim é intitulado o artigo de Gonçalves, publicado em 2000. Processos podem ser definidos como qualquer atividade ou conjunto de atividades que recebam uma entrada (seja ela um insumo, um produto, uma informação ou qualquer outra coisa), agreguem valor a ela e forneçam uma saída a um cliente específico. Na prática, todo trabalho importante que é feito dentro de uma empresa faz parte de algum processo, e todo produto ou serviço é resultado de um ou mais processos. Esse fato faz com que o estudo dos processos seja essencial para o bom desempenho e crescimento das organizações. É importante observar que o estudo dos processos é uma das ocupações do engenheiro de produção.
Da crescente necessidade de aprimoramento dos aspectos gerenciais das organizações, surgiu o conceito de gestão de processos de negócio, o BPM. O termo apareceu em 2003 com o lançamento do livro “Business Process Management: The Third Wave”, de Howard Smith e Peter Fingar. Porém, sua origem remete à gestão da qualidade total - conceito que nasceu nos anos 80 - e ao artigo lançado em 1990 por Michael Hammer e James Champy, intitulado “Don’t automate, obliterate”. Na prática, BPM é uma abordagem de gerenciamento que tem por objetivo medir de forma sistemática como os recursos de uma organização (sejam eles financeiros, humanos, documentais, entre outros) são utilizados e transformados em ações operacionais, tomando como base as metas e estratégias organizacionais.
É importante observar que BPM não é uma ferramenta nem uma metodologia em si, mas sim uma forma de enxergar a estrutura organizacional que se utiliza de diversas ferramentas, métodos e técnicas para alcançar melhores resultados voltados para o cliente. Para alguns autores ele pode ser visto como uma filosofia de melhoria contínua.
Para que uma gestão de processos seja viável é preciso uma forma de mapear os processos. Pensando nisso foi criado o BMPN, que nada mais é do que um padrão de notação gráfica, aceito internacionalmente, a ser utilizado na gestão de processos. A padronização torna possível o estudo e a aplicação sistemática das ferramentas, métodos e técnicas. Para desenhar os processos utilizamos os BPMS, Business Process Management Sofwares, programas especialmente desenvolvidos para tal função. É possível encontrar diversos softwares BPM, sendo um dos mais conhecidos e utilizados o Bizagi.