Muitas vezes, na universidade, adquirimos novos conhecimentos sobre ferramentas e métodos de gerir grandes empreendimentos de forma inteligente e eficaz, entretanto, raramente nos perguntamos: Será que posso aplicar o que aprendi nas áreas da minha vida pessoal?
O mesmo acontece com a Gestão de Projetos. Somos tendenciosos a pensar que as técnicas estudadas funcionam apenas quando aplicadas nas empresas, todavia, a definição formal de projeto, segundo o PMI, é: Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. De acordo com essa definição, nossa própria vida pode ser considerada um grande projeto, ou uma coleção de diversos projetos, que se beneficiam de ferramentas adequadas de gerência.
Pensando nisso, nós selecionamos quatro técnicas de Gestão de projetos que podem ser aplicadas de forma a melhorar seu planejamento pessoal, proporcionando ótimos resultados.
Objetivos S.M.A.R.T.
Todo projeto deve ter um objetivo claro definido, e, portanto, defini-lo é um processo muito importante na etapa inicial do planejamento. A metodologia S.M.A.R.T. tem a finalidade de desenvolver objetivos inteligentes, que sirvam bem como medida de desempenho do projeto. A sigla significa “Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Time-bound”, que se traduz para “Específicos, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e Delimitados por um período de tempo”. A ideia é sempre traçar metas que possuam as características presentes no nome da metodologia, assim, sempre será possível examinar com clareza o andamento das atividades.
Segue abaixo um exemplo da utilização da metodologia S.M.A.R.T. para o desenvolvimento de um objetivo inteligente.
Kanban
A técnica do Kanban chama atenção para a simplicidade com a qual consegue angariar bons resultados. O Kanban, que significa “cartão”, aplicado à gestão de projetos, constitui uma ferramenta de organização e controle de atividades, a qual parte do princípio da gestão visual, facilitando o entendimento rápido das informações. A técnica consiste na criação de colunas, que representam certas fases de uma tarefa, e de cartões ou post-its, que representam as tarefas propriamente ditas. A movimentação dos cartões se dá assim que a tarefa passa de fase. As colunas mais utilizadas são: “A fazer”; “Em processo”; e “Concluído”; entretanto, a criatividade e as necessidades específicas do projeto ditarão as melhores colunas a serem criadas. Uma ferramenta interessante para a realização do Kanban de forma virtual é o software Trello.
Com a ajuda do site do Trello, desenvolvemos um exemplo de Kanban para gestão de tarefas pessoais, com datas de entrega e etiquetas que separam cada tarefa por tipo; sendo as azuis, relacionadas à graduação; as vermelhas, ao PETProdução; as verdes, à vida social; e as roxas, a coisas atípicas.
Project Model Canvas
O Project Model Canvas consiste numa ferramenta aliada à gestão visual, capaz de resumir todas as informações importantes de um projeto em uma folha A4 (os tamanhos variam de acordo com a necessidade de visualização à distância). Canvas significa tela, e, em seu conceito, considera elementos da neurociência e lógica, repartindo as principais perguntas do planejamento (“Por quê, O quê, Quem, Como, Quando e Quanto”) em blocos separados por linhas. Os blocos mais utilizados são: Justificativas; produto; objetivos; benefícios; requisitos; stakeholders externos; equipe; restrições; premissas; grupo de entregas; riscos; linha do tempo; e custos.
Segue abaixo um exemplo da realização do Project Model Canvas, realizado com o auxílio do site <https://app.projectcanvas.online/>, que planeja a admissão de um estudande no PSPP 2020.
Critical Path Method
O Critical Path Method, ou Método do Caminho Crítico é uma ótima ferramenta a ser utilizada quando existem relações de interdependência entre as atividades de seu projeto, o que tende a ser uma característica frequente. O CPM se propõe a analisar tais características de modo construir uma hierarquia inteligente de prioridades nas tarefas, facilitando a visualização da importância de certas tarefas que, se analisadas individualmente, poderiam passar despercebidas. A metodologia realiza cálculos relacionados à duração, ao tempo máximo de entrega, e ao tempo mínimo de início de cada atividade. Ao findar o exame, o CPM indica o “caminho crítico” do projeto, uma sequência de atividades relacionadas nas quais os atrasos representam, necessariamente, atrasos ao projeto como um todo.
O Critical Path Method é uma ferramenta um pouco mais complexa para a gestão de um projeto, mas, em compensação, sua utilização pode trazer uma grande probabilidade de êxito no seu projeto pessoal. Encorajamos, aos que desejam se superar no planejamento de grandes objetivos, o seu estudo aprofundado na literatura de Gestão de Projetos.
A utilização das técnicas supracitadas nos seus projetos pessoais pode parecer, a primeiro momento, entediante e desnecessária, entretanto, reforçamos que sua aplicação dinamizará a forma de lidar com os projetos, trazendo fluidez na execução, e evitando confusão mental ao tentar lidar com diversas coisas ao mesmo tempo. Sugerimos que você faça um teste! Comece a aplicar as ferramentas mais simples no seu dia a dia, você verá a diferença, e, em pouco tempo, desejará expandir seus conhecimentos no assunto.